Trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta, việc viết email có thể coi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mọi người ai cũng nên có khi đây là một trong những cách trao đổi thông tin hữu dụng và cơ bản nhất của mọi ngành nghề. Giới âm nhạc cũng không phải ngoại lệ, đặc biệt là khi các nghệ sĩ hay quản lý cả họ muốn tiếp cận đến với các công ty, hãng đĩa lớn trong nước và quốc tế, mọi hoạt động đều phải bắt đầu bằng một bức email.

Vậy làm thế nào để có thể viết một bức email vừa hoàn chỉnh vừa chuyên nghiệp nhất, vừa thêm thu hút và tạo cảm tình nhiều nhất có thể? Hãy cùng Loop Central tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Lời chào

Lời chào là một trong những yếu tố quan trọng nhất của một cuộc nói chuyện. Sự lịch sự và cẩn thận trong lời chào chính là yếu tố đầu tiên giúp đối phương cảm thấy được đang có một sự tôn trọng từ bạn. Khác với lời chào xã giao bình thường trong cuộc sống, lời chào khi viết mail đòi hỏi kỹ năng và diễn đạt cụ thể hơn.

Với viết email, đặc biệt là email có nội dung nghiêm túc gửi đi các công ty doanh nghiệp lớn, chúng ta sẽ bắt đầu bằng “Kính gửi...,” “Thân gửi…,” (“Dear Mr/Mrs/Ms…”). 

Nếu nội dung email có phần thoải mái hơn, thân thiện hơn, và đó là người bạn đã quen từ trước, thì bạn có thể dùng “Chào …” (“Hi …”).

Nếu bạn không rõ email mình đang gửi sẽ được nhận bởi ai (trong các trường hợp gửi thông cáo báo chí, gửi CV cho công ty, hãng đĩa) thì nên bắt đầu bằng “Kính gửi quý báo.”, “Kính gửi quý công ty.”,...

Và cuối cùng, đừng quên dấu câu.

2. Lời cảm ơn, hồi âm? 

(Nếu đây là email đầu tiên và bạn chưa bao giờ nói chuyện người nhận bao giờ, có thể skip luôn đến phần 3)

Bày tỏ rõ ràng mong muốn hay sự biết ơn ở ngay đầu tiên. Điều đó sẽ cho người đọc thấy được rằng bạn coi trọng họ cũng như điều đó quan trọng với bạn như thế nào.

Nếu bạn muốn bày tỏ lòng biết ơn, thì nên viết nó từ đầu, để người đọc không cảm thấy có sự thiếu quyết đoán nào từ mình. Tương tự, nếu bạn muốn cả hai cùng tập trung vào một vấn đề dai dẳng đang được nói đến, thì hãy nhắc lại nó lần nữa ở đầu email. 

“Cảm ơn bạn vì đã mời chúng tôi tham gia hợp tác vào dự án lần này.”

“Một lần nữa, cảm ơn quý công ty vì đã dành thời gian quan tâm đến sản phẩm âm nhạc của mình.”

“Về vấn đề phát hành ca khúc XYZ mà chúng ta đã bàn bạc ở trên,..”

Strategic Marketing Communications: Getting Your Emails Read - Forum for  Healthcare Strategists

3. Trình bày nội dung bạn muốn đề cập

Có hai câu hỏi mà bạn sẽ cần phải trả lời ở đây. Bạn mong muốn điều gì xảy ra, và người nhận có thể giúp bạn như thế nào?

“Mình viết thư này vì muốn có thể bàn bạc rõ hơn về quá trình tổ chức sự kiện…”

“Mình là một ca sĩ nghiệp dư đã có 4 năm kinh nghiệm đi hát tại các sự kiện, mình viết thư này với mong muốn quý công ty có thể xem xét việc cho mình cơ hội được ứng tuyển vào đội ngũ nghệ sĩ của công ty.”

“Sau khi đã bàn bạc với đội ngũ, chúng tôi nhận thấy rằng là vấn đề này là không tốt và cần có thay đổi.”

Khi trình bày nội dung bạn muốn đề cập, bạn sẽ cần phải thẳng thắn, nhưng điều đó không có nghĩa là lối hành văn của bạn trở nên cục cằn và thô lỗ. Và nên nhớ, nếu đó là bức email đầu tiên của bạn với người nhận, bạn sẽ càng phải lịch sự và đầy đủ thông tin hơn.

4. Chốt vấn đề bằng một câu kết lịch sự

Tóm gọn lại vấn đề và kết thúc email của bạn bằng một câu vừa đảm bảo bao hàm được hết ý muốn của bạn, đồng thời tạo được cơ hội cho những cuộc nói chuyện tiếp theo. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng khiến cho người đọc có thể sẽ ngay lập tức xử lý vấn đề cho bạn, hoặc là từ chối bạn một cách hết sức lịch sự và nhanh chóng.

“Rất mong chờ tới buổi họp vào lúc 5h thứ 6 tới với sự có mặt của tất cả mọi người.”

“Mong sớm nhận được hồi âm kết quả của quý công ty.”

“Một lần nữa, cảm ơn bạn vì thông tin này, mong sẽ sớm được gặp bạn trong thời gian tới.”

Đây có thể là phần kết, nhưng sự lịch sự và cởi mở sẽ là điểm ấn tượng giúp tạo tiền đề cho những công việc trong tương lai.

How to create a new Gmail account | Tom's Guide

5. Ký gửi

Có rất nhiều cách để ký tên và kết thúc email. Tuy nhiên, đối với những email chuyên nghiệp, thì những cụm hữu dụng nhất mà bạn nên sử dụng sẽ là:

Sincerely,

Yours truly,

Thanks again,

Appreciatively,

Best regards,

Respectfully,

Vừa ngắn gọn, mà vừa cực kỳ lịch sự.

Đừng quên kèm các link social media hoặc thông tin liên lạc ngoài email để mọi người có thể tìm đến bạn dễ hơn.

6. Bổ sung dữ liệu và kiểm tra lại lần cuối trước khi gửi

Đương nhiên, nếu nội dung bạn đề cập đến đòi hỏi những dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video, thì bạn sẽ phải nhớ chèn đầy đủ và dễ dùng nhất cho người đọc. Ngoài ra số lượng cũng không nên quá nhiều, vì cũng như nội dung email, khi họ thấy khối lượng file có vẻ lớn, họ sẽ cảm thấy không muốn mở lên.

Nếu bạn đang muốn giới thiệu sản phẩm hay bản thân thì đừng quên gửi các link hoặc hình ảnh sản phẩm của mình. Nếu như bạn có nhạc sẵn trên các nền tảng streaming thông dụng thì có thể kèm những link này. (Đừng quên rút ngắn link hoặc sử dụng công cụ hyperlink để không hiện link dài dòng.

Đối với các sản phẩm chưa được ra mắt thì bạn có thể upload lên các trang như soundcloud dưới chế độ private. Hạn chế gửi file trực tiếp qua email vì đây không phải là cách tiện lợi để nghe nhạc nhanh.

Và cuối cùng của cuối cùng, đó là kiểm tra lại một lần nữa xem còn phần nào mình cảm thấy chưa ưng ý, hay có điều gì trong các điều trên mà mình còn bỏ sót hay không. 

How to write a perfect professional email in English | English Live Blog

Đó là 6 bước cơ bản để bạn có thể soạn một email chuyên nghiệp hoàn chỉnh. Ngoài ra với mỗi đặc thù của thông tin mà bạn muốn trao đổi cũng như số lượng người mà bạn muốn gửi đến, thì email của bạn cũng sẽ cần phải có những thay đổi nhất định cho phù hợp. Tuy nhiên, những bố cục như đã được nói đến ở trên, vẫn là điều tối thiểu nhất mà bạn không được bỏ qua. Chúc các bạn thành công!

Nguyễn Duy Hải Dương

Read more

Lễ Hội Âm Nhạc Và Công Nghệ Thực Tế Ảo
Culture

Lễ Hội Âm Nhạc Và Công Nghệ Thực Tế Ảo

Trong thời kỳ đại dịch khó khăn và các sự kiện trực tiếp không thể diễn ra, công nghệ thực tế ảo và lễ hội âm nhạc có mối liên kết chặt chẽ như thế nào?